Die Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen und die entsprechenden Unterlagen und Verzeichnisse während mindestens fünf Jahren aufzubewahren, ist gesetzlich verankert (Arbeitsgesetz und Verordnung 1 dazu). Die entsprechenden Bestimmungen gelten seit Jahren für alle Betriebe in der Schweiz, damit natürlich auch für Arztpraxen. Allerdings sind sich die wenigsten Arbeitgebenden dieser Verpflichtung bewusst.

Das Gesetz lässt den Arbeitgebenden die Auswahl des Erfassungsinstrumentariums frei. Auf dem Markt können über das Internet verschiedenste Softwarelösungen mit mehr oder weniger komfortabler Anwendung und zu unterschiedlichen Preisen gekauft werden. Swiss Orthoptics bietet nun für Arztpraxen ein kostenloses Excel-Tool zum Download über seine Webseite an. Die Applikation ist selbsterklärend und verlangt zum Betrieb ein installiertes Excel aus der Microsoft Office-Familie. Erfasst werden die Soll-Arbeitszeit pro Tag sowie die entsprechenden Anfangs- und Schlusszeiten am Vormittag und Nachmittag. Die Applikation errechnet daraus die Präsenzzeit und im Vergleich mit der Soll-Arbeitszeit allfällige Überstunden oder Kompensationszeiten. Gleichzeitig ist die Kontrolle der Ferientage beziehungsweise des Ferien-Restbestands im Kalenderjahr möglich. Der tägliche Erfassungsaufwand ist minim.  

Die Applikation entspricht den gesetzlichen Vorgaben an die Aufzeichnungspflicht und ermöglicht gleichzeitig die saubere Kontrolle von geleisteten Überstunden und deren Kompensation, aber auch die Abrechnung von Arbeitsverhältnissen im Stundenlohn. Damit erhalten auch die Arbeitsvertrags-Parteien ein Instrument, um die Überstunden nachzuvollziehen. Voraussetzung für den späteren Nachweis ist, dass jeweils die Aufzeichnungen eines Monats ausgedruckt und durch Arbeitgebende und Arbeitnehmende visiert werden.